行政助理



高級文憑、學位、碩士課程

課程名稱: Diploma in Professional Office Administration
學院: Sara Beattie College
修讀年期及方式: 一年兼讀或一年全日(加設實習)
學費: HK$59,900
查詢電話: 2507-9333
網址: www.sarabeattie.com

課程名稱: BA (Hons) Business Administration and Management
學院: 香港城市大學專業進修學院
修讀年期及方式: 兩年兼讀制
學費: HK$84,000/年
查詢電話: 2784-4900
網址: www.cityu.edu.hk/ce/courses.html
課程名稱: Bachelor of Business
學院: 香港城市大學專業進修學院
修讀年期及方式: 四至六年兼讀制
學費: 約HK$140,000
查詢電話: 2766-6666
網址: www.polyu.edu.hk/speed
課程名稱: Executive MBA
學院: 香港城市大學專業進修學院
修讀年期及方式: 兩年兼讀制
學費: HK$88,000/年
查詢電話: 2784-4900
網址: www.cityu.edu.hk/ce/emba.html

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行政助理(Executive Assistant)這個職銜定位不易,既可以是位高權重如董特首的代言人,也可以是協助處理一般辦公室行政工作小職員。今次介紹的行政助理,主要是指在大型企業協助高層處理業務的行政人員。

工作範圍

比起秘書、行政秘書或私人助理,這類行政助理所負責的工作範圍及職能、權責都要廣得多、大得多,而且他們服侍的老板都不是普通經理(中層管理人),多為公司決策核心人物,例如CEO、 COO、VP、 President、GM、MD 級人馬。一般來說,秘書及私人助理都只會協助老板處理日常瑣碎的事務,例如計劃日誌、聯絡客戶、安排差旅、管理檔案,鮮有涉及商業運作及重大決策。行政助理的工作則剛好相反。他們主要的職責就是要協助老板商業決策方面的工作,減輕老板在日常經營運作及商業決策上的負擔及壓力。


入職要求

基本上,不一定要有大學學位才能出任行政助理,有些只有中學程度,但對公司業務相當熟識、行業知識豐富、有足夠經驗、語文水平又有相當程度者,往往都能勝任此職,而且不會比一個外行的大學生遜色。

個人條件

據曾任中資公司董事長、現為一美資公司COO行政助理的孫小姐所言,行政助理是一個可以左右公司商業決策的人物,是故性格必須客觀冷靜、分析力強、有決斷能力,以及不容易受人唆擺、被表面數據蒙蔽而做出不明智的決定。

晉升前景及待遇

業內經驗不足或學歷稍低者,可以先從秘書或私人助理做起,然後慢慢吸收業內知識,主動要求老板多給工作,尤其是與業務有關的,以增加業內的專業知識及經驗;另一方面,要不斷進修提高自己的學歷及專業知識。老板見到這樣上進的助手多會給他機會,讓他當自己的行政助理,到時人工自然會三級跳呢!

薪酬指引

職位
月薪(HK$)
秘書 8K-15K
行政秘書 15K-25K
私人助理 25K-35K
行政助理 35K-50K

進修階

當了行政助理八年多的孫小姐建議,入行者選擇進修途徑時應先考慮本身的條件,例如只有中學畢業,英文程度不高的,最好先修讀一些以英語教授的相關文憑課程,然後再修讀各大專院校舉辦的高級文憑、學位、碩士課程


行業展望

孫小姐謂因為只有規模達中型或以上的公司,其高層管理人才需行政助理,一般規模較小的公司未必須設這類職級,故行內競爭相當大,不過有實力的,薪金及待遇多保持在中層甚至較高管理層的級數。

女性的優勢

孫小姐認為這職位一切以實力為上,沒有男女之分。幹得出色與否,全視乎個人業內的認識、經驗及決策能力而定。孫小姐笑言,有些老板覺得他的左右手最好是一男一女,分別負責他的私人與商業事務。女的多數是指他的秘書或私人助理,而男的則是他的行政助理,若然只有一個助手,就要一個有男性果斷和魄力,兼有女性細心的助手。

寄語後進

「貪功浮誇的都不是好的行政助理。」孫小姐語重心長的說。行政助理的重要性好比皇帝的智囊,所以一定要思想獨立、能衡量利害輕重,為老板獻策甚至替他出主意。