行政經理


行政經理(Administrative Manager)有點像大家庭中的管家,事無大小都要兼顧。行政工作基本上是為公司的每一位員工提供支援的服務,確保他們能專注於工作,不被瑣碎事情妨礙工作進度。


工作範疇

Christina Lee是一間稍具規模的律師行的辦公室經理。她的工作範圍很廣,工作多樣化。公司各類物品,包括採購文具、文儀器材、管理檔案系統,甚至租務問題都由她負責。當要為辦公室添置設備時,她更要搜集有關器材的資料,例如各種牌子型號的功能、價錢及保用細節等,然後向老闆提出建議。此外,還要經常聯絡負責各器材設備維修保養的公司,確保各器材的正常運作。同時,還要籌備公司各類型的活動,如聖誕晚會及春茗等。

遇著辦公室租約期滿時,Christina便要到處物色新址,做預算計劃,以及比較搬遷或留在原址的經濟效益。有時候她還要替老闆打點一些私人事務;為公司的圖書館建立存檔系統;由於她任職的律師樓並沒設有人事部,因此她也要分擔人事方面的工作,如撰寫招聘廣告,甄選求職人士及負責員工各類假期的紀錄。有些在沒有人事部的公司任職的行政經理,可能還要負責大量人事方面的工作,分分鐘連培訓、工作評估、保險、工傷、出勤記錄、出糧等都要一一承擔。

現代的行政工作與早年的行政工作最大的分別,就是以往的工作全部由人手來做,現代的則盡可能利用電腦,一則減低出錯機會,二則提高工作效率。此外,現時有很多公司擁有自己的網頁,行政經理可能要參與網頁的製作,同時亦由於很多中小型公司都沒有自己的資訊科技部,多以合約形式聘請電腦顧問公司。由於顧問公司以時間收費,故公司可能會要求行政部人員進修一些個人電腦維修或電腦系統管理的課程,以便處理日常電腦的小故障,減低營運成本,所以從事行政工作的人員若對資訊科技有認識,肯定有很大幫助。

入職要求

擔任行政工作,並沒有特定的學歷要求。大學畢業故然較佳,中五或中七的畢業生,亦會獲聘為行政助理。工餘最好修讀一些與辦公室管理、商業管理或人力資源管理的課程。其次必須懂得使用電腦和對資訊科技有認識,因為現在的行政工作,有多至八成都要靠電腦完成。電腦軟件方面要懂得使用最基本的MsWord、Excel及PowerPoint,
並要懂得上網找資料和收發電郵。

Christina在大學時主修數學,其後再修讀人力資源文憑課程,閒時主動留意新事物,例如當發現新出的打印機或掃描器可能適合公司使用,便主動向老闆提出建議。數月前政府推行強積金計劃,由於Christina缺乏這方面的知識,她便主動地完成了強制性公積金計劃的考試。她的不斷進修使工作上的任何新挑戰也難不到她。

個人條件

由於每天要接觸不同的物品供應商,並要與公司內各部門的同事溝通,所以作為行政人員,必須具有靈活的頭腦、廣闊的胸襟、良好的溝通技巧及處事細心;性格方面要比較豁達硬朗,吃得開,不可與人斤斤計較。因為其他同事往往認為行政工作做得好是理所當然,稍有差池便怨聲四起了。

晉升前景及待遇

無論你是否主修辦公室管理,如果沒有實際的工作經驗,入職時職位一律是行政助理,一般二至三年後才有機會晉升為行政主任,及後再升便是行政經理。薪酬方面,由於沒有太多入職要求,因而起薪點會稍為偏低。如有大學學位,起薪點會較中五或中七畢業者稍高。

薪酬指引

職位

月薪(HK$)
0-2年經驗 3-4年經驗 5年或以上經驗
行政助理

6-8K

8-9K 8-11K
行政主任 7-9.5K 9-10K 10-15K
行政經理 10-13K 10-15K 13-20K

進修階

目前有多間大專院校的校外進修部,提供各類行政管理課程,香港管理專業協會亦有提供人力資源管理的專業文憑課程,可供進修。

行業展望

雖然行政部門不能直接影響公司的營業額,但可以有效地強化制度,管理員工的操作,提高員工的士氣及生產力,善用辦公室的資源及輔助高層人士作決策,從而減低公司的營運成本。所以行政工作始終有它的存在價值。

具規模的機構,大多設獨立的行政部門,因而對行政從業員會有一定的需求。有人事方面經驗的從業員如想轉換工作,大可申請調到人事部工作。

女性的優勢

行政工作有時會很瑣碎,頗適合女性細心的特性。所以女性任行政工作會較出色。此外,由於人的特性通常是「受軟不受硬」,女性溫柔體貼的特性最易把問題化解。

寄語後進

Christina認為行政工作雖然不是甚麼專門的工作,但經驗不足或初入行的人士,切勿選擇一些專業機構,如會計師行或律師樓之類的機構任職。因為這類機構的員工們多是專業人士,往往存有「內行不需要外行來領導」的心理,溝通得不好,便會處處碰壁。

其次,當同事向你惡意批評的時候,要反省自己是否有錯。當然,若自己已盡全力,問心無愧,亦不要太介意。因為同一政策,很難令全公司上上下下的人均感滿意,不同的聲音在所難免。但行政人員處事的手法,除靈活之外,一定要公正無私,否則易與同事發生磨擦。

最後,需要經常留意社會上的各種新事物,若發現自己某方面的知識不足時,便要立即惡補。





行政管理課程




課程名稱: 現代辦公室行政及科技文憑課程
主辦學院: 香港中文大學校外進修學院
修讀年期及方式: 1年兼讀
學費: HK$19,000
查詢電話 2209 0299
網址: www.chhk.hk/scs
課程名稱: 行政管理文憑課程
主辦學院: 香港大學專業進修學院
修讀年期及方式: 1年兼讀
學費: HK$1,995/科
查詢電話: 2975 5776
網址: www.hku.hk/space
課程名稱: 管理學文憑課程
主辦學院: 香港大學專業進修學院
修讀年期及方式: 18個月兼讀
學費: HK$3,200/科
查詢電話: 2975 5662
網址: www.hku.hk/space
課程名稱: 人力資源管理文憑課程
主辦學院: 香港大學專業進修學院
修讀年期及方式: 1年兼讀
學費: HK$22,000
查詢電話: 2875 5690
網址: www.hku.hk/space
課程名稱: 人力資源管理專業文憑課程
主辦學院: 香港管理專業協會
修讀年期及方式: 1年兼讀
學費: HK$2,800/科
查詢電話: 2774 8503
網址: www.hkma.org.hk
課程名稱: 辦公室管理高級證書課程
主辦學院: 香港管理專業協會
修讀年期及方式: 2個月兼讀
學費: HK$2,950
查詢電話: 2774 8503
網址: www.hkma.org.hk

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