公司秘書


公司秘書與私人秘書的職銜很相似,外行人很多時會以為是同一的職位,只是字眼不同罷了。其實,這兩個職位所肩負的職責與功能截然不同,簡直有南轅北轍之分。

工作範疇

一般秘書的職責,主要是負責文書工作,協助老闆處理日常事務,如安排約會、處理文件檔案、打字、提示備忘等,其主要的服務對象是直屬的老闆或部門。

公司秘書的職責範圍就廣泛得多。其主要的服務對象是董事長以至董事局所屬的各決策部門,在公司內要綜攬全局,以作為領導層的主要助手。

一般公司秘書的職責,均會涉及以下的範疇:一、統籌公司業績報告及年報的製作、出版及發行;二、代表公司聯絡各股東及政府監管機構,如香港聯合交易所,以統籌有關公司法或上市的事務;三、確保公司的各項運作能符合有關的法例及監管條款;四、組織、安排和出席各董事及股東大會;五。檢討公司的管理及運作,從而向董事局提交各項建議。


除此以外,公司秘書還要定期向公司註冊處呈交周年申報表及其他所需的表格,準備主席在各場合的講詞,以及聯絡各律師及法律服務機構,商討有關公司的法律事宜,作為公司與律師之間的橋樑。

若公司有新股東加入,要發行新股或進行各項收購行動,公司秘書便會忙上加忙,既要安排臨時股東大會,又要制定有關議程。這類工作的多寡,則視乎所任職的公司是否活躍而定。

在這事事講求增值的當兒,有些公司秘書還需兼任行政或法律助理的職務。顯然,這些公司秘書兼行政助理或公司秘書兼法律助理對公司整體的運作就更為舉足輕重。

入職要求

早幾年入行的公司秘書多畢業於兩所前理工學院的公司秘書課程,但現在這兩所大學己取消公司秘書這一課程。現時入職要求一般為完成香港公司秘書公會(簡稱HKICS)的專業試,或己成為 HKICS的正式會員。另外,執業會計師或律師亦可擔任公司秘書一職。

若只完成部分或獲豁免部分HKICS的考試的資格的人士,皆可申請做公司秘書助理,然後再一邊做一邊完成其他試卷。語言方面,一定要能寫能說流利英語;電腦方面,懂得使用常用的軟件,如MsWord、Excel、PowerPoint等即可,若任職的公司與國內有生意來往,就更要懂得中文打字。

個人條件

從事這一行業,必須細心謹慎,任何事情都不可以出錯,因為所經手的許多事情,都關係著公司的最高決策,像出版年報及業績報告這類重要工作,弄錯一個字都可能會牽連大局,造成很嚴重的後果。其次要能承受沉重的工作壓力。

晉升前景及待遇

入行人士如經驗不多,或尚未完成HKICS的十七張試卷,一般入職時由公司秘書助理做起。在一些大規模的公司,就算你己完成所有試卷及成為正式會員,並有一兩年的經驗,你都可能還要先做公司秘書主任,然後才正式升為公司秘書。 

薪酬指引

職位

月薪(HK$)
0-2年經驗 3-4年經驗 5年或以上經驗
公司秘書

18-24K

21-35K 35K+
公司秘書主任 12-16K 13-18K 18-28K
公司秘書助理 12-16K 12-17K 18-25K

進修階

除非你具有執業會計師或律師資格,否則一定要完成HKICS的考試,或修畢等同該試的課程,始可擔任公司秘書。完成該專業試成為正式會員後,便等同取得學士學位。各大專院校經常舉辦HKICS的備試或溫習班,以協助考生應付該專業考試。

有關獲取 HKICS豁免考試的課程及各備試課程,可參閱以下提供的課程資料。如欲查詢各課程可豁免的試卷數目,以及其他有關考試或入會的事宜,可直接聯絡香港公司秘書公會。

香港公司秘書公會
地址: 香港銅鑼灣渣旬街54-58號富盛商業大廈22字樓
電話: 2881
6177
電郵: ask@hkics.org.hk
網址: www.hkics.org.hk

有超過十年經驗,曾在多間跨國集團任公司秘書的Judy Chan謂,如想進一步加強本身的條件,可進修一些與中國法律或人事管理有關的課程,以便日後轉職或升上管理層時可有較佳的準備。

行業展望

由於本港公司法要求在香港的公司,必須要有公司秘書,而在香港上市的公司,更需要有專業資格的公司秘書才可以上市。鑑於在末來數年,在港登記或上市的公司數目,預期會持續上升,因而對合資格的公司秘書需求殷切,甚至會出現人手短缺的現象,所以公司秘書的發展前景頗為樂觀。另外,如不選擇在上市公司工作,公司秘書大可到一些專業機構,如律師行或會計師樓工作,這類機構亦需為私人或上市公司提供公司秘書的服務。

女性的優勢

Judy認為,女性會比男性更適合幹公司秘書的工作,因這一職位的工作準確度要求甚高,男士們一般比較急進,容易犯錯,而女性通常會較為謹慎細心,平和淡定,不但較易與人溝通,做事亦較為細緻入微,更易達到職位的要求。

寄語後進

Judy提醒有志入行的人士,公司秘書的工作比較繁重刻板,如想尋找一些多姿多彩的工作,選擇當公司秘畫一定會大失所望。





獲香港公司秘書公會豁免部分
考試的課程資料
備試或溫習課程資料

 



課程名稱: 公司行政深造文憑課程
主辦學院: 香港理工大學專業進修學院
修讀年期及方式: 18個月兼讀
學費: HK$56,700
查詢電話 2333 0600
網址: www.polyu.edu.hk/speed
課程名稱: 工商管理(榮譽)學位(公司行政)
主辦學院: 香港公開大學
修讀年期及方式: 遙距課程,年期不限
學費: HK$160,000
查詢電話: 2768 6601
網址: www.ouhk.edu.hk
課程名稱: 公司秘書及行政專業文憑課程
主辦學院: 明愛徐誠斌書院
修讀年期及方式: 三年全日制
學費: HK$30,000/年
查詢電話: 2521 4693
網址: www.caritas.edu.hk
課程名稱: 商業管理文憑課程
主辦學院: 明愛徐誠斌書院
修讀年期及方式: 兩年兼讀
學費: HK$1,760/科
查詢電話: 2521 4693
網址: www.caritas.edu.hk
課程名稱: 公司行政高級證書課程
主辦學院: 香港專業教育學院
修讀年期及方式: 兩年兼讀
學費: HK$3,410-HK$6,000/科
查詢電話: 2897 6111
網址: www.vtc.edu.hk
課程名稱: 公司行政高級文憑課程
主辦學院: 香港專業教育學院
修讀年期及方式: 三年兼讀
學費: HK$3,410-HK$6,000/科
查詢電話: 2897 6111
網址: www.vtc.edu.hk
課程名稱: 公司秘書及行政文憑課程
主辦學院: 香港專業教育學院
修讀年期及方式: 兩年全日制
學費: HK$13,700/年
查詢電話: 2897 6111
網址: www.vtc.edu.hk

課程名稱: 香港公司秘書公會基本課程
主辦學院: 香港科技學院
修讀年期及方式: 三個月兼讀
學費: HK$2,400/科
查詢電話: 2711 9202
網址: www.hkct.edu.hk
課程名稱: 香港公司秘書公會準專業課程
主辦學院: 香港科技學院
修讀年期及方式: 三個月兼讀
學費: HK$2,700/科
查詢電話: 2711 9202
網址: www.hkct.edu.hk
課程名稱: 香港公司秘書公會準專業課程
主辦學院: 香港理工大學專業進修學院
修讀年期及方式: 三個月兼讀
學費: 約HK$2,000/科
查詢電話: 2766 5388
網址: www.polyu.edu.hk/speed
課程名稱: 香港公司秘書公會專業課程
主辦學院: 香港理工大學專業進修學院
修讀年期及方式: 三個月兼讀
學費: 約HK$2,400/科
查詢電話: 2766 5388
網址: www.polyu.edu.hk/speed

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